บทที่6

บทที่ 6 การรวบรวมข้อมูล

1. ความเข้าใจพื้นฐานของการรวบรวมข้อมูล

     ความเข้าใจพื้นฐานสำหรับการรวบรวมข้อมูลจะช่วยให้การดำเนินการรวบรวมข้อมูลเป็นไปอย่างครบถ้อน ถูกต้อง และเหมาะสมกับสภาพการรวบรวมระบบการทำงาน    โดยนักวิเคราะห์ระบบจะต้องแยกแยะกับปัญหาที่สังเกตพบโดยมีประเด็นต่างๆ  ที่เกี่ยวข้อดังต่อไปนี้

1.1 ความหมายของการรวบรวมข้อมูล

     การรวบรวมข้อมูลในบทนี้มีความหมายในเชิงการรวบรวมข้อเท็จจริง  (Fact)  ในระบบงาน  แต่โดยทั่วไปก็มักเรียกการรวบรวมข้อเท็จจริงจนติดปากว่าการรวบรวมข้อมูล  การรวบรวมข้อมูลนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญในการศึกษาทำความเข้าใจกับระบบ รวมถึงศึกษาปัญหาและความต้องการของระบบ  ดังนั้น วัตถุ

ประสงค์ของการรวบรวมข้อมูลคือ การได้ข้อเท็จจริงที่สามารถนำมาใช่ในขอบเขตของการปรับปรุงระบบงานปัจจุบันหรือใช่ในการการสร้างระบบงานใหม่แทนระบบเดิมได้

1.2 องค์ประกอบระบบงานด้านการจัดการข้อมูล

1.2.1 วัตถุประสงค์ขององค์กร

1.2.2 บุคลากรขององค์กร

1.2.3 ลักษณะข้อมูลในองค์กร

1.2.4 การปฏิบัติต่อข้อมูลในองค์กร

1.2.5 การปฏิบัติงานเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล

1.2.6 ลักษณะทางธรรมชาติและสภาพแวดล้อมที่มีผลต่อการทำงานในองค์

1.2.7 สิ่งที่ผลต่อค่าของข้อมูล

1.3 ข้อควรระวังในการรวบรวมข้อมูล

     เนื่องจากข้อเท็จจริงที่รวบรวมได้จะเป็นแหล่งฐานความรู้ที่สำคัญในการพัฒนาระบบ            ดังนั้น  การรวบรวมข้อมูลจะต้องมีหลักประกันได้ข้อมูลที่ตรงกับความเป็นการจริงและครบถ้วน ผู้ที่ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูล นอกจากจะต้องอาคัยคุณสมบัติที่เหมาะแก่การวิเคราะห์ระบบตามที่ได้กล่าวไว้ในบทที่ 3 แล้ว มีวิธีการทำงานที่เหมาะสมด้วย โดยมีแนวทางดังนี้

   1. รวบรวมข้อมูลจากบุคคลที่เกี่ยวข้องโดยตรง
   2. การบันทึกข้อมูลที่เป็นศัพท์เฉพาะหรือมีคำนิยามเฉพาะจะต้องบันทึกให้ชัดเจนและครบถ้วน
   3. การรวบรวมข้อมูลให้ครบถ้วนมักต้องทำมากกว่า 1 ครั้ง
   4. รวบข้อมูลที่ได้อย่างเป็นลายลักษณ์อังษร ควรขอการเช็นชื่อรับรอบ ข้อมูลจากผู้ให้ข้อมูลทุกครั้ง
       และผู้ที่รวบรวมข้อมูลก็ควรทำหนังสือแจ้งการรับทราบข้อมูลให้กับผู้ให้ข้อมูลด้วย
   5. ในกรณีที่มีการวิเคราะห์ข้อมูลจนได้ความต้องการออกมา  ควรมีการตกลงยอมรับในความต้องการ          ร่วมกันระหว่างนักวิเคราะห์ระบบกับเจ้าของระบบ
   6. ยิ่งมีแหล่งข้อมูลมาก ยิ่งจะพบความขัดแย้งของข้อมูลมากขึ้น จะต้อวงหาวิธีกำจัดความขัดแย่งของ        ข้อมูลโดยเร็วที่สุด
   7. ระมัดระวังการใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูลที่มากจนเกินไป ข้อมูลที่รวบรวมจะต้องอยู่ในขอบเขตของการพัฒนาระบบเท่านั้น

2. เทคนิคการรวบรวมข้อเท็จจริง

     เทคนิคการรวบรวมข้อเท็จจริง (Fact Gathering) เป็นวิธีการที่ใช้รวบรวมข้อเท็จจริงแบบดั้งเดิมได้รับความนิยมมานานในการรวบรวทข้อมูลจนถึงปัจจุบัน บางครั้งเรียกว่าเทคนิคที่ใช่ในการกำหนดความต้องการ เพราะข้อเท็จจริที่รวบรวมได้ถูกนำมาวิเคราะห์หาความต้องการที่แท้จริงในการพัฒนาระบบ มีเทคนิคต่างๆ ดังนี้

     ·  การสัมภาษณ์
     ·  การสังเกตการณ์ทำงาน
     ·  การจัดทำแบบสอบถาม
     ·  การสุ่มและประเมินผล

 2.1 การสัมภาษณ์

        การสัมภาษณ์เป็นวิธีหาข้อมูลและได้รายละเอียดในประเด็นที่ต้องการจากตัวบุคคลโดยตรง โดย
 นักวิเคราะห์ระบบจะเป็นผู้สัมภาษณ์บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบ เช่น ผู้ปฏิบัติงาน ผู้ใช้สนเทคของระบบ ผู้บริหารองค์กร แนวทางการสัมภาษณ์ที่ดังนี้

 2.1.1 ประเภทการให้สัมภาษณ์

      แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ

1. การสัมภาษณ์แบบไม่มีโครงสร้าง ( Unstructured Interview )
    การสัมภาษณ์แบบไม่มีโครงสร้างเป็นการสัมภาษณ์ที่ไม่มีกำหนดคำถามล่วงหน้า แต่อาจจะมีแนวคำถามแบบกว้างหรือคำถามทั่วไป ผลลัพธ์ที่ได้จากการสัมภาษณ์แบบนี้ จึงมักเป็นการ สนทนาทั่วไป ไม่เหมาะสำหรับงานด้านการวิเคราะห์และการออกแบบระบบ แตเหมาะสำหรับ
การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันในเบี้ยงต้น
2. การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง ( Structured Interview )
    การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างเป็นการสัมภาษณ์แบบที่มีการวางกรอบและกำหนดคำถามได้ไว้อย่างเฉพาะเจาะจง แม้มีประเด็นเพิ่มเติมขณะสัมภาษณ์ก็จะอยู่ในกรอบที่กำหนดไว้แตแรก

 2.1.2 ขั้นตอนทั่วไปในการดำเนินการการสัมภาษณ์

การสัมภาษณ์มีขั้นตอนตามลำดับดังนี้

1. เปฺิดสัมภาษณ์ (Interview Opening)
    ช่วงการเปิดสัมภาษณ์เป็นช่วงเวลาที่เริ่มต้นให้เกิดบรรยากาศที่ดีในการสัมภาษณ์ และเกิด
ความกระตือรือร้นในการให้ความร่วมมือของผู้ให้สัมภาษณ์ ได้แก่ การจูงใจ โน้มน้าวใจ ดังนั้น
ผู้สัมภาษณ์ควรมีการวางตัวถูกต้องเหมาะสม และแจ้งวัตถุประสงค์การสัมภาษณ์การสัมภาษณ์ การนำข้อมูล แก่ผู้มห้สัมภาษณ์
2. สัมภาษณ์ (Interview Body)
   ช่วงการสัมภาษณ์เป็นช่วงสำหรับการถามคำถามที่ได้เตรียมการไว้ และวอบถามข้อสงสัยที่อาจมีเพิ่มเติมนอกเหนือคำถามที่ได้เตรียมไว้ หรืออาจจะมีการข้ามคำถามที่เตรียมไว้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมในขณะสัมภาษณ์ ต้องรักษาบรรยากาศที่ดีไว้ ไม่ว่าด้วยการใช้ ภาษาพูดหรือภาษษกาย
3. ปิดสัมภาษณ์ ( Interview Conclusion )
    ช่วงการสัมภาษณ์เป็นช่วงเวลาการเริ่มต้นให้เกิดบรรยากาศที่ดีในการสัมภาษณ์ครั้งต่อไป กรณีที่ยังต้องการข้อมูลเพิ่มแต่ผู้ไว้ หรืออาจจะมีการข้ามคำถาม

 2.1.3 การเตรียมการสัมภาษณ์

การเตรียมการสัมภาษณ์ที่ดี ย่อมทำให้การสัมภาษณ์มีประสิทธิภาพ มีข้อแนะนำดังนี้

1. กำหนดวัตถุประสงค์การสัมภาษณ์
    ตัวอย่างเช่น ต้องการข้อมูลเชิงนโยบายหรือเชิงปฏิบัติการ ต้องการข้อมูลเชิงกระบวนงานหรือเชิง            เทคนิคต้องการข้อเท็จจริงหรือข้อเสนอแนะ

2. เตรียมคำถามสำหรับกสารสัมภาษณ์
    ให้กำหนดประเภทการตั้งคำถามที่สอดคล้องวัตถุประสงค์ โดยเลือกประเภทคำถามที่เหมาะสม คือ
1) คำถามปลายเปิด
2) คำถามปลายปิด
3.ตั้งคำถามที่มีลักษณะที่ดี ดังนี้
·  คำถามที่กระชับ เข้าใจง่าย
·  ระวังการเสนอความเห็นหรือชี้นำในคำถาม
·  ระวังการแสดงออกในเชิงข่มขู่ในคำถาม
4. กำหนดบุคคลที่เหมาะสมและนัดหมายการสัมภาษณ์ล่วงหน้า
    บุคคลที่เหมาะสมจะขึ้นกับวัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์ หากเป็นไปได้ ควรส่งคำถามหรือแนว             คำถามผู้ที่เรานัดหมาย เพื่อให้ผู้ให้สัมภาษณ์ได้มีโอกาศเตรียมตัวได้ดีมากขึ้น

  2.1.4 ข้อแนะนำสำหรับการสัมภาษณ์

 1. ต้องมีการเตรียมตัวการสัมภาษณ์ที่ดี
 2. ผู้สัมภาษณ์ต้องตั้งใจฟังอย่างระมัดระวังและจดบันทึกด้วยความระมัดระวัง หรือขออนุญาต บันทึก เสียงเพื่อชดเชยความบกพร่องที่อาจมีขณะจดบันทึก
 3. ควรสรุปความเข้าใจจากการสัมภาษณ์เป็นสารสนเทศได้จากการสัมภาษณ์ภายใน 48 ชั่วโมงเพื่อป้องกันการลืม
 4. ผู้สัมภาษณ์ต้องมีความเ็นกลาง ระวังการให้ความคาดหังแก่ผู้ให้สัมภาษณ์เป็นพิเศษ เพราะหากมีผู้ที่ต้องการสัมภาษณ์หลายคน ก็จะมีมุมมองต่องๆ เพิ่มขึ้น ความต้องการอาจขัดแย้งกัน
 5. ผู้สัมภาษณ์ต้องหามุมมองที่หลากหลาย เพราะแต่ลพบุคคลมีพื้นภูมิทางความคิดต่างกัน บทบาท ความรับผิดชอบต่างกัน ก็จะมีมุมมองต่อเรื่องเดียวกันที่ต่างกันได้

2.2 กางสังเกตการณ์ 

    การสังเกตการณ์เป็นวิธีรวบรวมข้อมูลที่มาจากการเห็นสภาพการทำงานจริงโดตตรง ทำให้เกิดความเข้าใจทั้งกระบวนงานได้ง่าย

2.2.1 ข้อดี

          1. ข้อมูลที่รวบรวมได้มีความน่าเชื่อถือสูง เพราะมาจากสภาพการทำงานจริง
          2. ผู้วิเคราะห์ระบบเห็นขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการชัดขึ้น
          3. ใช้ต้นทุนในการทำงานต่ำเมื่อเทียบกับวิธีอื่น
          4. เห็นความสัมภาษณ์พันธ์ระหว่างหน่วยงานต่างๆ

2.2.2 ข้อเสีย

          1. การสังเกตการณ์อาจส่งผลต่อการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ ได้แก่  ความอึดอัดขณะกำลัง                       ทำงานซึ่งจะส่งผลให้เกิดการทำงานที่ผิดพลาด ได้สูง
          2. อาจใช้เวลาานสำหรับบางกะบวนการ จึงจะได้ข้อมูลที่ครบถ้วน
          3. การสังเกตการณ์บางด้านอาจไม่สะดวก
          4. กรณีเฉพาะในกระบวนการอาจมีโอกาศเกิดน้อย หรือไม่เกิดเลย

2.3 การจัดทำแบบสอบถาม

การทำแบบสอบถามเป็นการวิธีรวบรวมข้อมูลแบบสื่อสารทางเดียว เมื่อเปรียบเทียบกับการ สัมภาษณ์แล้ว การรวบรวมข้อมูลวิธีนี้จะได้ความเข้าใจที่จำกัดตามคำถามที่อยู่ในแบบสอบถาม แต่วิธีนี้สามารถเก็บข้อมูลจากหลายๆ

2.3.1 การเลือกกลุ่มผู้ตอบแบบสอบถาม

  1. เลือกตามความสะดวก
  2. เลือกแบบสุ่ม
  3. เลือกตามวัตถุประสงค์เฉพาะที่กำหนด
  4. เลือกจากกลุ่มบุคคลตามที่ได้จัดกลุ่มไว้

2.3.2 การออกแบบสอบถาม

 ให้เลือกประเภทการตั้งคำถามที่เหมาะสมในขณะที่ดำเนินการรวบรวมข้อมูล โดยมีหลักพิจารณาเลือกดังนี้

1. คำถามแบบปลายเปิด มีจุดเด่นคือ

    1) ใช้เวลาน้อยและมีความง่ายในการจัดทำ แต่ใช้เวลานานสำหรับการตอบคำถาม
    2) ผู้ตอบสามารถแสดงความเหฌนส่วนตัวที่หลากหลายได้ดี จึงเหมาะแก่การขอข้อเสนอแนะ

2. คำถามแบบปลายปิด มีจุดเด่นคือ

   1) ใช้เวลาทำนนและมีความยากในการจักทำแต่ใช่เวลาน้อยในการตอบคำถาม
   2) ผู้ตอบแสดงความเห็นไม่ได้ ต้องตอบตามตัวเลือกที่กำหนด จึงเหมาะสำหรับผลลัพธ์ทางสถิติ

2.3.3 ข้อควรระวังในการตั้งคำถาม

 เนื่องจากแบบสอบถามเป็นการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษณ สื่อสารทางเดียว และอาจไมาสามารถรับคำอธิบายเพิ่มเติมได้ จึงต้องระวังสำหรับการสร้างคำถาม เพื่อให้ได้ความชัดเจน แทน เช่น

  1. ความหมายต้องชัดเจน ไม่กำกวม
         ควรตั้งแล่ละคนตีความเชิงปริมาณไม่เหมือนกันแต่ควนกำหนดเป็นปริมาณที่ชัดเจนแทน เช่น เฉลี่ย 3 ครั้งต่อวัน หรือเฉลี่ย 5 วันต่อสัปดาห์ เป็นต้น

  2. คำถามต้องไม่ยาวเกินความจำเป็น
      ประโยคคำถามควรสั้นกระทัดรัด เพราะประโยคคำถามที่ยาวขึ้น หรืแการใช่ประโยคซ้อน ประโยคอาจทำให้มีการตีความที่ต่างจากจุดประสงค์ของคำถามได้

2.4 การสุ่มและการประเมินผล

     การสุ่มและการประเมินผลเป็นวิธีการหาข้อมูลที่มียุคลากรจำนวนมาก มีเหตุการณ์หรือการเปลี่ยน แปลงมาก หรือการทำงานมากจนไม่สามรถศึกษาข้อมูลจากทุกกลุ่มหรือกระบวนการได้
ข้อมูลบางส่วน วิธีนี้เป็นวิธีที่ได้ผลดีอีกวิธีหนึ่ง ตัวอย่าง เช่าน ในหัวข้อ 2.1 ถึง 2.3 ที่ผ่านมาในบางกรณี เมื่อเปรียบเทียบกับการ สัมภาษณ์แล้ว การรวบรวมข้อมูลวิธีนี้จะได้ความเข้าใจที่จำกัดตามคำถามที่อยู่ในแบบสอบถาม แต่วิธีนี้สามารถเก็บข้อมูลจากหลายๆ

    นอกจากนี้เราอาจจะต้องอาศัยการหาค่าสถิติที่ต้องนำไปใช้ในการทำงานของ ระบบงาน เช่น การสร้างระบบสำหรับการคาคการณ์ต่างๆ จะต้องอาศัยการวิจัยข้อมูลที่มีในอดีตเพื่อใช่เป็นฐานในการคาดคะเน การวิจัยข้อมูลมีหลายวิธีที่แตกต่างกันไปตามลักษณะงานซึ่งจะไม่กล่าวในรายละเอียดในที่นี้

3. เทคนิคการออกแบบระบบแบบมีส่วนร่วม หรือ JAD

  การกำหนดความต้องการแบบใหม่ เป็นเทคนิคกำหนดบุคคลที่เหมาะสมและนัดหมายการสัมภาษณ์ล่วงหน้า บุคคลที่เหมาะสมจะขึ้นกับวัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์ หากเป็นไปได้ ควรส่งคำถามหรือแนวคำถามผู้ที่เรานัดหมาย เพื่อให้ผู้ให้สัมภาษณ์ได้มีโอกาศเตรียมตัวได้ดีมาก

3.1 ลักษณะของเทคนิค JAD

3.1.1 ที่มา
         ช่วยนักวิเคราะห์ระบบ (systems analysts: SA) ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบข้อมูล ข่าวสารต่าง ๆ โดยการใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยสร้างแผนภาพ รายงาน โค้ดโปรแกรม ในระหว่างการวิเคราะห์และออกแบบระบบให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นโปรแกรมประยุกต์หรือเป็นซอฟต์แวร์ชนิดหนึ่งของเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่ช่วยในการพัฒนาระบบ คอยสนับสนุนการทำงานในแต่ละขั้นตอนของการพัฒนา ด้วยการเตรียมฟังก์ชั่นการทำงานต่าง ๆ ที่ทำให้การทำงานแต่ละขั้นตอนมีความรวดเร็วและมี

3.1.2 แนวคิด

ที่ใช้ในการพัฒนาระบบถูกแบ่งขอบข่ายการทำงานออกเป็น 2 ช่วง โดยการแบ่งนั้นอ้างอิงจากขั้นตอนการพัฒนาระบบในวงจร SDLC ซึ่งมีดังต่อไปนี้
          Upper-CASE เป็นเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการทำงานในขั้นตอนต้น ๆ ของการพัฒนาระบบ ได้แก่ ขั้นตอนการวางแผน ขั้นตอนการวิเคราะห์ และขั้นตอนการออกแบบระบบ
          Lower-CASEเป็นเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการทำงานในขั้นตอนสุกดท้ายในการพัฒนาระบบ ได้แก่ ขั้นตอนการออกแบบ ขั้นตอนการพัฒนาและทดสอบระบบ และขั้นตอนการให้บริการหลังการติดตั้งระบบ
          จะเห็นว่า CASE ทั้งสองระดับนี้ มีการำงานที่ซ้ำซ้อนกันอยู่ บางครั้งองค์กรอาจเลือกใช้งาน CASE Tools ทั้ง 2 ระดับร่วมกันได้

3.2 องค์ประชุม

       การทำงานในยุคปัจจุบันมีลักษณะการทำงานเป็นทีม มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกัน เครื่องมือที่ช่วยให้ การทำงานเป็นทีมสัมฤทธิ์ผลคือ วิธีการประชุมอย่างมีประสิทธิผล หากการประชุมดำเนินไปอย่างไม่ถูกวิธีย่อม สูญเสียทรัพยากรและประสิทธิผลที่จะเกิดจากการร่วมคิดร่วมทำไปอย่างน่าเสียดาย หนังสือเล่มนี้จึงได้แนะนำ เทคนิคการประชุมแบบมืออ ั้นตอนหรือกระบวนการร่วมกันของกลุ่มคนเพื่อเปูาหมายในการด าเนินธุรกิจ ซึ่งมี ความสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินการขององค์กร การประชุมที่ดีนั้นต้องช่วยในการตัดสินใจของคณะ การวางแผนและการติดตามผล การมอบหมายความรับผิดชอบ ซึ่งถ้ามีการดำเนินการประชุมอย่างมี ประสิทธิผล ก็จะทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพ

3.2.1 ผู้นำการประชุม  ขั้นตอนหรือกระบวนการร่วมกันของกลุ่มคนเพื่อเปูาหมายในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งมี ความสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินการขององค์กร การประชุมที่ดีนั้นต้องช่วยในการตัดสินใจของคณะ การวางแผนและการติดตามผล การมอบหมายความรับผิดชอบ ซึ่งถ้ามีการดำเนินการประชุมอย่างมี ประสิทธิผล ก็จะทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพ โดยทั่วไปการประชุมแบ่งออกได้ 5 ประเภท ดังนี้

3.2.2 ผู้ใช้หรือผู้ปฏิบัติงานจริงในระบบ การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร เป็นการประชุมเพื่อท าความเข้าใจเรื่องต่างๆ เช่น นโยบายองค์กร กฎระเบียบต่างๆ เป็นต้น ดังนั้นจึงต้องมีการจัดกลุ่มผู้เข้าร่วมประชุมให้สอดคล้องกับเรื่องที่แจ้งให้ทราบ 2. การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ การประชุมเช่นนี้เป็นการประชุมที่ส าคัญในยามที่ องค์กรต้องการให้พนักงานมีความมุ่งมั่นและทุ่มเทไปสู่เปูาหมาย ผู้น าการประชุมควรท าให้ทุกคน ฮึกเหิมและให้ค ามั่นสัญญาว่าจะร่วมกันไปสู่เปูาหมายให้จงได้

3.2.3ผู้บริหารองค์กร การประชุมเพื่อร่วมกันคิดสร้างสรรค์เช่น เพื่อหาแนวทางแก้ไขปัญหา ระดมความคิดพัฒนางาน เป็นต้น

 3.2.4ผู้ให้การสนับสนุน การประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ การประชุมนี้มักเกี่ยวกับเรื่องที่ต้องการการตัดสินใจแก้ไขปัญหา องค์ ประชุมควรประกอบด้วยผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นๆ

3.2.5 นักวิเคราะห์ระบบ การประชุมเพื่อสอนงานและฝึกอบรม การประชุมนี้มักเกี่ยวกับเรื่องที่มีการเปลี่ยนแปลงใหม่ในที่ทำงาน เช่น การสอนวิธีใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ชนิดใหม่

3.2.6 เลขาที่ประชุม องค์กรต้องการให้พนักงานมีความมุ่งมั่นและทุ่มเทไปสู่เป้าหมาย ผู้นำการประชุมควรทำให้ทุกคน ฮึกเหิมและให้คำมั่นสัญญาว่าจะร่วมกันไปสู่เปูาหมายให้จงได้

3.2.7 บุคลากรด้านสารสนเทคขององค์ เทคนิคการประชุมแบบมืออ ั้นตอนหรือกระบวนการร่วมกันของกลุ่มคนเพื่อเปูาหมายในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งมี ความส าคัญอย่างยิ่งในการดำเนินการขององค์กร การประชุมที่ดีนั้นต้องช่วยในการตัดสินใจของคณะ การวางแผนและการติดตามผล การมอบหมายความรับผิดชอบ ซึ่งถ้ามีการดำเนินการประชุมอย่างมี ประสิทธิผล ก็จะทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพ

3.3 เครื่องมือที่ใช่ในการประชุม

     3.3.1 โปรแกรมกลุ่ม
 CASE Tool (Computer-Aided Software Engineering) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ซึ่งมีความสามารถหลัก ๆ คือ ช่วยนักวิเคราะห์ระบบ (systems analysts: SA) ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบข้อมูล ข่าวสารต่าง ๆ โดยการใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยสร้างแผนภาพ รายงาน โค้ดโปรแกรม ในระหว่างการวิเคราะห์และออกแบบระบบให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นโปรแกรมประยุกต์หรือเป็นซอฟต์แวร์ชนิดหนึ่งของเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่ช่วยในการพัฒนาระบบ คอยสนับสนุนการทำงานในแต่ละขั้นตอนของการพัฒนา ด้วยการเตรียมฟังก์ชั่นการทำงานต่าง ๆ ที่ทำให้การทำงานแต่ละขั้นตอนมีความรวดเร็วและมีคุณภาพมากขึ้น
          CASE Tool จะช่วยแบ่งเบาภาระของนักวิเคราะห์ระบบได้มาก ตั้งแต่การช่วยสร้าง Context Diagram, Flowchart, E-R diagram สร้างรายงานและแบบฟอร์ม ตลอดจนการสร้างโค้ดโปรแกรม (Source Code) ให้อัตโนมัติอีกด้วย

      3.3.2 ระบบต้นแบบ
ที่ใช้ในการพัฒนาระบบถูกแบ่งขอบข่ายการทำงานออกเป็น 2 ช่วง โดยการแบ่งนั้นอ้างอิงจากขั้นตอนการพัฒนาระบบในวงจร SDLC ซึ่งมีดังต่อไปนี้
          Upper-CASE เป็นเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการทำงานในขั้นตอนต้น ๆ ของการพัฒนาระบบ ได้แก่ ขั้นตอนการวางแผน ขั้นตอนการวิเคราะห์ และขั้นตอนการออกแบบระบบ
          Lower-CASEเป็นเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการทำงานในขั้นตอนสุกดท้ายในการพัฒนาระบบ ได้แก่ ขั้นตอนการออกแบบ ขั้นตอนการพัฒนาและทดสอบระบบ และขั้นตอนการให้บริการหลังการติดตั้งระบบ
          จะเห็นว่า CASE ทั้งสองระดับนี้ มีการำงานที่ซ้ำซ้อนกันอยู่ บางครั้งองค์กรอาจเลือกใช้งาน CASE Tools ทั้ง 2 ระดับร่วมกันได้

3.4 ผลดี - ผลเสียของเทคนิค JAD

      3.4.1 ข้อดี

ประหยัดเวลา, ได้คำตอบตรงตามเป้าหมาย, ควบคุมการสัมภาษณ์ง่าย, ครอบคลุมสิ่งที่ต้องการ

      3.4.2 ข้อเสีย
1. มีความจำกัดด้านการส่วนร่วม
2.อาจมีคนผูกขาดในการแสดงความคิดเห็น
3.บางคนอาจกลัวการถูกวิพากษ์วิจารณ์จากผู้อื่น
4. คนส่วนใหย๋อาจไม่กล้าวิพากษ์วิจารณ์