บทที่12

บทที่ 12 การเขียนพจนานุกรมข้อมูล

1. ภาพรวมของพจนานุกรมข้อมูล

    การทำงานในระบบล้วนเกี่ยวข้องกับข้อมูล จากบทที่ผ่านมาเราจะเห็นว่าการวิเคราะห์และออกแบบ
ล้วนเกี่ยวข้องกับข้อมูล รวมทั้งการเขียนแผนผังต่างๆ ก็ล้วนแสดงการทำงานกับข้อมูลทั้งทางตรง
และทางอ้อม ดังนั้นการพัฒนาระบบที่ครบถ้วนจะต้องมีแหล่งอ้างอิงการทำงานกับข้อมูลในะบบด้วย
เช่น ลักษณะข้อมูล โครงสร้างข้อมูล แหล่งอ้างอิงนี้จะเก็บไว้ในเอกสารที่ชื่อว่า พจนานุกรมข้อมูล

1.1 ความหมาย

      พจนานุกรมข้อมูลคือพจนานุกรมชนิดหนึ่งที่จัดทำขึ้นมาเฉพาะสำหรับการบริหารจัดการข้อมูล
ในระบบ โดยพจนานุกรมนี้จะอธิบายรายละเอียดของข้อมูลที่เกี่ยวกับการทำงานกับข้อมูลได้แก่
โครงสร้างข้อมูล ลักษณะข้อมูลที่จัดเก็บ กฏเกณฑ์รักษาความถูกต้องของการจัดเก็บข้อมูล เป็นต้น

      วัตถุประสงค์หลักของการจัดทำพจนานุกรมข้อมูลคือ การรวบรวมรายละเอียดข้อมูลอย่างเป็น
หมวดหมู่เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้บริหารข้อมูล โปรแกรมเมอร์ หรือผู้ที่ต้องการสื่อสารการทำงาน
ของระบบเกิดความเข้าใจความหมายของข้อมูลได้อย่างถูกต้องตรงกัน ดังนั้น การอธิบายรายละเอียด
ข้อมูลอาจจะมีรายละเอียดในลักษณะอื่นอีก เพราะลักษณะของระบบงานและวัตถุประสงค์การใช้งาน
พจนานุกรมมีความแตกต่างกันไป เช่น พจนานุกรมสำหรับระบบฐานข้อมูลจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับ
กฏการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ขนาดของข้อมูล การกำหนดโครงสร้างดัชนีหรือกำหนด
คีย์หลัก เป็นต้น

1.2 ลักษณะพจนานุกรม

1.2.1 ส่วนประกอบของพจนานุกรมข้อมูล

         รายละเอียดข้อมูลที่ต้องอยู่ในพจนานุกรมข้อมูลมีส่วนประกอบดังนี้

         1. ข้อมูลย่อย

             ข้อมูลย่อย (Data Element) เป็นส่วนประกอบพื้นฐานที่ไม่สามารถแยกย่อยได้อีก เช่น ชื่อ

             นามสกุล วันเกิด เพศ เป็นต้น

         2. โครงสร้างข้อมูล

             โครงสร้างข้อมูล (Data Structure) เป็นกลุ่มข้อมูลย่อยที่มีความสัมพันธ์กัน และเมื่อนำ
             โครงสร้างข้อมูลแต่ละโครงสร้างมารวมมกันก็จะกำหนดลักษณะของระบบการทำงาน เช่น
             โครงสร้างข้อมูลบุคคลประกอบด้วยข้อมูลย่อย ชื่อ นามสกุล วันเกิด เพศ หรือโครงสร้างข้อมูลที่
             อยู่ประกอบด้วย บ้านเลขที่ ถนน ซอย ตำบล อำเภอ จังหวัด รหัสไปรษณีย์ เป็นต้น เมื่อต้องการ

             สร้างระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ ระบบก็จะไปกอบไปด้วยโครงสร้างข้อมูลบุคคล โครงสร้าง   

             ข้อมูลที่อยู่ และโครสร้างข้อมูลอื่นๆ อีกเป็นต้น

1.2.2 การกำหนดรูปแบบของพจนานุกรมข้อมูล

         รูปแบบของพจนานุกรมมีหลายรูปแบบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์การใช้งานและลักษณะของ
ระบบเช่นเดียวกับการกำหนดรายละเอียดในพจนานุกรมตามที่ได้กล่าวมาแล้ว อย่างไรก็ดี พจนานุกรม
การจัดเก็บรายละเอียดและมีรายละเอียดที่เหมาะสม สามารถใช้งานได้สะดวกรวดเร็ว

         โดยพื้นฐานและพจนานุกรมจะประกอบด้วยคำอธิบายเหล่านี้คือ

         1. การอธิบายรายละเอียดข้อมูลย่อย

         2. การอธิบายโครงสร้างข้อมูล

         3. การอธิบายแหล่งเก็บข้อมูล

         สำหรับในหนังสือนี้จะนำเสนอพจนานุกรมใน 2 รูปแบบ คือรูปแบบที่ใช้ประกอบแผนผัง
กระแสข้อมูล และรูปแบบที่ใช้ประกอบออกแบบระบบฐานข้อมูล โดยจะได้กล่าวถึงวิธีการเขียน
คำอธิบายในแต่ละส่วนประกอบไว้ในหัวข้อต่อไป

1.3 ประโยชน์ของพจนานุกรมข้อมูล
      ประโยชน์หลกของการมีพจนานุกรมข้อมูลก็คือ ทำหน้าที่เป็นคู่มือในการทำความเข้าใจรายละเอียดของข้อมูลในระบบงาน เพื่อทำให้มีการใช้งานข้อมูลในระบบงานได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม
1.3.1 จัดเก็บรายละเอียดของข้อมูล
         ขนาดของระบบที่ใหญ่ขึ้นทำให้มีจำนนวนในระบบมากขึ้น มีจำนวนสมาชิกในทีมงานที่พัฒนาระบบ
ร่วมกันมากขึ้น และแน่นอนว่ามีผู้ใช้งานฐานข้อมูลร่วมกันมากขึ้น ดังนั้นจึงต้องมีการควบคุมการใช้งาน
ระบบข้อมูลที่พร้อมกันหลายคนที่เพิ่มขึ้นด้วย ดังนั้น การใช้ความจำมักไม่สามารถจดจำรายละเอียด
ข้อมูลได้ทั้งหมด และเมื่อต้องร่วมกันพัฒนาระบบเป็นทีม การที่สมาชิกคนหนึ่งในทีมจะเข้าใจความคิด
ของอีกคนได้หมดนั้นเป็นสิ่งยาก หรือการที่ใครสักคนหนึ่งจะจดจำรายละเอียดทั้งหมดของระบบข้อมูล
นั้นเป็นเรื่องยาก การบันทึกรายละเอียดที่เป็นมาตรฐานเดียวกันย่อมเป็นสิ่งที่ต้องทำ เพราะช่วยควบคุม
การใช้งานระบบข้อมุลได้อย่างถูกต้องและอยู่ในขอบเขตที่เหมาะสมโดยนำสิ่งที่บันทึกไปใช้อ้างอิง
1.3.2 อธิบายความหมายของข้อมูล
         การจัดทำพจนานุกรมข้อมูลช่วยทำให้แต่ละบุคคลที่เกี่ยวข้องเข้าใจความหมายของข้อมูล
ที่ตรงกัน เมื่อนำไปใช้อ้างอิงก็จะทำให้มีการทำงานกับข้อมูลที่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ของตัวข้อมูลนั้น
ทำให้เกิดกลไกควบคุมการรักษาความถูกต้องของการจัดเก็บข้อมูลตามมา เช่น เมื่อเราทราบว่าข้อมูล
ย่อยถูกกำหนดให้เก็บข้อมูลอายุแล้ว เราย่อมไม่เอาข้อมูลย่อยนั้นเก็บข้อมูลส่วนสูง เป็นต้น
1.3.3 เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับการศึกษาลักษณะระบบ
         การศึกษาทำความเข้าใจกับระบบจะต้องจะต้องไม่เป็นเหตุให้ระบบนั้นเสียหายด้วย การศึกษา
พจนานุกรมข้อมูลที่เป็นแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องในการทำความเข้าใจกับระบบย่อมเกิดความปลอดภัยต่อ
ตัวข้อมูลมากกว่าการลองใช้งานจากระบบจริง พจนานุกรมข้อมูลสามารถเป็นแหล่งข้อมูลใน 2 ด้านดังนี้
         1. การทำงานของระบบ
             การศึกษาลักษณะการทำงานได้แก่ การเพิ่มของรายการข้อมูลเข้า การกำจัดรายการข้อมูลออก
             ลักษณะการใช้งานโครงสสร้างข้อมูล ประสิทธิผลการทำงาน การแก้ไขปรับปรุงข้อมูล
         2. การปรับปรุงระบบ

             การศึกษาเพื่อปรับปรุงะบบได้แก่ การค้นหาสิ่งที่ควรเพิ่มเติมเข้าไปในระบบ เช่น การออกแบบ
             โครงสร้างข้อมูลเพิ่มเติมโดยไม่กระทบกับโครงสร้างเดิมของระบบงาน การออกแบบรายงาน
             เพิ่มเติม หรือการค้นหาสิ่งที่บกพร่องหรือสิ่งที่หายไปจากระบบ เช่น ขาดข้อมูลย่อยบางส่วน 
             เป็นต้น

2.การเขียนพจนานุกรมข้อมูลกระแสข้อมูล   การจัดทำพจนานุกรมข้อมูลในรูปแบบนี้จะใช้เอกสารประกอบการเขียนแผนผังกระแสข้อมูล
โดยพจนานุกรมจะอธิบายความหมายข้อมูลที่ไหลในระบบ มีวิธีการเขียนดังต่อไปนี้

2.1 การใช้สัญลักษณ์ในการเขียนพจนานุกรมข้อมูล
      การเขียนคำอธิบายข้อมูลจะใช้สัยลักษณ์ ดังรูปที่ 12.1 สำหรับวิธีใช้งานจะอธิบายในหัวข้อถัดไป

2.2 การอธิบายข้อมูลในแผนผังกระแสข้อมูล
2.2.1 วิธีอธิบายข้อมูลย่อย
         เนื่องจากข้อมูลย่อยเป็นข้อมูลที่ไม่สามารถแบ่งย่อยได้อีก การเขียนคำอธิบายข้อมูลย่อยจึงอยู่
ในรูปของการแสดงชื่อใหม่เมื่อการจัดเก็บข้อมูลที่เปลี่ยนไป แต่ชื่อที่เปลี่ยนไปนี้เป็นข้อมูลย่อยตัว
เดียวกันเช่น รหัสพนักงาน อาจจะมีชื่อเรียกว่าเลขที่พนักงาน และในแต่ช่วงการทำงาน ข้อมูลนี้อาจจะ
อยู่ในสถานะทั้งการเก็บข้อมูลที่ถูกและผิด ดังนั้นจะใช้สัญลักษณ์ข้อความอธิบาย และใช้คำว่า aliases 
เพื่อแสดงว่าข้อมูลเดียวกัน
        ตัวอย่าง รหัสพนักงาน    = *alases: เลขประจำตัวพนักงาน*
                                             = *รหัสพนักงานที่ถูก*
                                             = *รหัสพนักงานที่ผิด*
2.2.2 วิธีอธิบายตัวกระแสข้อมูล
         การอธิบายตัวกระแสข้อมูล จะอธิบายโดยใช้โครงสร้างของข้อมูลที่ไหลไป ดังนั้น การอธิบาย
จึงอยู่ในรูปของข้อมูลย่อยที่ประกอบเข้าด้วยกัน ดังรายละเอียดวิธีการต่อไปนี้
         1. เครื่องหมายเท่ากับ "=" ใช้เขียนคำอธิบายว่าข้อมูลที่อยู่ทางซ้ายของเครื่องหมายนี้ เท่ากับ
             (หรือประกอบด้วย)การรวมกันของส่วนประกอบย่อยที่อยู่ทางขวาของเครื่องหมายนี้
         2. เครื่องหมายบวก "+" หมายถึง "และ" นั่นคืออธิบายว่า ส่วนประกอบย่อยที่อยู่ทางด้านซ้าย
             ของเครื่องหมายนี้ ต้องมาด้วยกัน
             ตัวอย่าง
             ที่อยู่ผู้ขาย = ถนน + จังหวัด + รหัสไปรษณีย์
             หมายความว่าที่อยู่ผู้ขายประกอบด้วย ถนน จังหวัด และรหัสไปรษณีย์
        3. เครื่องหมายวงเล็บก้ามปู "[ ]" หมายถึง ให้เลือกจากตัวเลือกตัวใดตัวหนึ่งมา ตัวเลือกแต่ละตัว
             ที่มีจะอยู่คนละบรรทัด หรืออยู่บรรทัดเดียวกันโดยมีเครื่องหมาย " l " กั้นตัวเลือกแต่ละตัวไว้
             ตัวอย่าง
             ถ้าไฟล์ข้อมูลผู้ขายอาจจะถูกแก้ไขได้โดยการเพิ่มรายการผู้ขาย ลบรายการผู้ขาย หรือโดยการ
             แก้ไขข้อมูลผู้ขายบางส่วนในข้อมูลย่อย เมื่อต้องการเขียนให้ครอบคลุมทั้ง 3 กรณี
             เราสามารถเขียนในรูปของพจนานุกรมข้อมูลได้ดังนี้

        4. เครื่องหมายปีกกา "{ }" หมายถึง การทำซ้ำสำหรับข้อมูลตัวหนึ่ง หรือกลุ่มของข้อมูลชุดหนึ่ง

            ที่อยู่ในเครื่องหมายนี้ โดยมีข้อความกำกับระบุจำนวนน้อยที่สุด (min) และจำนวนมากที่สุด

            ("max) ของการทำซ้ำ แต่ถ้าไม่มีการระบุจำนวนน้อยสุด จะถือว่าเริ่มจาก 0 และถ้าไม่ระบุ

            จำนวนสูงสุด จะหมายถึงทำซ้ำอย่่างไม่จำกัด

            ตัวอย่าง

            สมมติว่่าใบทวงหนี้จากเจ้าหนี้มีรายละเอียดของชื่อทั้งหมด รายละเอียดของสินค้า 1 อย่าง
            ใช้เนื้อที่หนึ่งบรรทัด แต่มีรายระเอียดของสินค้าประมาณ 20 รายการ ถ้าเราต้องการเขียน
            พจนานุกรมเพื่อแสดงว่า รายละเอียดของสินค้าอย่างน้อยจะมีหนึ่งรายการและมากที่สุดไม่เกิน
            20 รายการ เราสามารถเขียนได้ดังนี้

        5. เครื่องหมายวงเล็บ "( )" ใช้กำกับข้อมูลที่อาจปรากฏหรือไม่ก็ได้
            ตัวอย่าง
            สมมติว่า ใบทวงหนี้บางใบบางครั้งต้องการกำหนดวันส่งของด้วย เราสามารถเขียนพจนานุกรม
            ได้ดังนี้     

       6. เครื่องหมายคำอธิบาย "* *" ใช้ในการเขียนคำอธิบายบางอย่างเพิ่มเติมได้ เช่น ข้อคิดเห็น
           คำแนะนำ ซึ่งไม่เป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลในระบบการทำงาน เราสามารถเขียนไว้ในระหว่าง
           เครื่องหมาย * *
           ตัวอย่าง
           สมมติว่าใบทวงหนี้แต่ละใบของผู้ขายจะมีอย่างน้อย 2 สำเนา เราอาจจะเขียนกำกับไว้ภายใน
           เครื่องหมายคำอธิบาย ดังนี้

2.2.3 วิธีอธิบายแหล่งเก็บข้อมูล
          ในแผนผังแสดงการไหลของข้อมูลจะมีการแสดงแหล่งเก็บข้อมูล โดยแหล่งเก็บข้อมูลนี้ไม่ได้
หมายถึงการเก็บข้อมูลในรูปของไฟล์คอมพิวเตอร์เท่านั้น ยังรวมถึงเอกสารที่เก็บในแฟ้มหรือในสมุดด้วย
          ตัวอย่าง
          ปกติไฟล์จะเก็บข้อมูลหลายตัวด้วยกัน สำหรับไฟล์ผู้ขายของเราประกอบด้วยเรคอร์ดหลายๆ
เรคอร์ด ซึ่งแต่ละเรคอร์ดประกอบด้วย เลขที่ผู้ขาย ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ ดังนั้นเราสามารถ
เขียนพจนานุกรมแสดงลักษณะไฟล์ตามส่วนประกอบของไฟล์ และแสดงการเคลื่อนไหวของข้อมูล
ในระบบได้ ดังนี้

3. การเขียนพจนานุกรมข้อมูลพื้นฐานข้อมูล

    จากบทที่ 11 ที่ผ่านมา การจัดทำพจนานุกรมข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างแผนผังข้อมูลสัมพัทธ์
ที่ผ่านนอร์มอนไลเซซันแล้ว พจนานุกรมที่ได้จะถูกนำไปใช้สำหรับการออกแบบฐานข้อมูลในระดับ
กายภาพหรือการสร้างฐานข้อมูลเเพื่อใช้งานจริง ดังนั้น ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นจะสอดคล้องกับการ
ออกแบบไว้ในแผนผังข้อมูลสัมพัทธ์นั่นเอง

     พจนานุกรมแบบนี้แสดงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนออกแบบฐานข้อมูล การอธิบายราย
ละเอียดจะเหมือนกับการเขียนพจนานุกรมสำหรับกระแสข้อมูล แต่จะมีรายละเอียดเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้อง
กับลักษณะกสยภาพขอระบบฐานข้อมูลและมักจัดทำออกมาในรูปแบบของตาราง

3.1 ประเภทพจนานุกรม
3.1.1 พจนานุกรมแบบ Passive
         พจนานุกรมแบบนี้เป็นการจัดทำโดยบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบฐานข้อมูลในระบบงาน เช่น
จัดทำโดยนักวิเคราะห์ระบบ โปรแกรมเมอร์ หรือผู้ที่ดูแลระบบฐานข้อมูล การจัดทำจึงเป็นไปตาม
ลักษณะคามรับผิดชอบงานโดยใช้แรงงานของผู้ทำพจนานุกรม ดังนั้น พจนานุกรมนี้มักจะจัดทำในช่วง
ของการออกแบบระบบหรือออกแบบฐานข้อมูล พจนานุกรมมักจะถูกปรับปรุงแก้ไขตามความเหมาะสม
ตลอดเวลาในช่วงของการพัฒนาระบบงาน
3.1.2 พจนานุกรมแบบ Active
         พจนานุกรมแบบนี้เป็นยการจัดทำอัตโนมัติด้วยซอร์ฟแวร์ของระบบฐานข้อมูล การจัดทำมักมีหลัง
จากที่ได้ออกแบบฐานและสร้างฐานข้อมูลจนเสร็จสิ้นแล้ว การอธิบายข้อมูลจึงตรงกับสภาพความเป็น
จริงตามที่สร้างขึ้น การกำหนดรายละเอียดการอธิบายข้อมูลจึงทำได้สะดวกกว่า การจัดทำจึงเป็นการ
พิมพ์ออกมาในรูปปเอกสารไว้อ้างอิงสำหรับไว้ทำงานในด้านอื่นต่อไป
         โปรแกรม Microsoft Access มีคำสั่งสำหรับจัดทำพจนานุกรมแบบ Active โดยโปรแกรมจะให้
เลือกรายละเอียดสำหรับการสร้างคำอธิบายข้อมูล ดังรูปที่ 12.2 หลังจากเลือกและสั่งให้สร้างเอกสาร
ขึ้นมา โปรแกรมจะแสดงลักษณะเอกสารออกมาโดยใช้เวลาไม่ถึงนาที ดังรูปที่ 12.3 ถึงรูปที่ 12.5
         จากตัวอย่างนี้จะเห็นว่าพจนานุกรมจากโปรแกรมจะแสดงรายละเอียดของการสร้างฐานข้อมูล
ไว้ที่หน้าแรก เช่น ที่เก็บไฟล์ฐานข้อมูล วันที่เริ่มสร้าง วันที่ปรับปรุงล่าสุด ชื่อตารางข้อมูล (ซึ่งเป็น
โครงสร้างข้อมูล) ถัดจากนั้นจึงการอธิบายความหมายของฟิลด์ข้อมูล (ซึ่งก็คือข้อมูลย่อย) จนครบทุกตัว
เช่น ชื่อข้อมูล ประเภทข้อมูล ขนาดข้อมูล ดังรูปที่ 12.3 ในหน้ารองสุดท้ายก็จะแสดงรายละเอียดเกี่ยว
กับตาราง เช่น ความสัมพันธ์กับตารางอื่น ดัชนี คีย์หลัก เป็นต้น ดังรูปที่ 12.4 และในหน้าสุดท้ายจะ
แสดงข้อมูลเกี่ยวกับการจัดการด้านความปลอดภัยของข้อมูล เช่น สิทธิ์ในการทำงานกับข้อมูล การจัด
ระดับความปลอดภัย เป็นต้น ดังรูปที่ 12.5
3.1.3 พจนานุกรมแบบ Alien
         พจนานุกรมแบบนี้เป็นการรวบรวมคำอธิบายข้อมูลของทุกระบบในองค์กร ทั้งนี้เพื่อให้สามารถนำ
เอาไปใช้งานในด้านอื่นอย่างสอดคล้องกับภาพรวมขององค์กรได้ การรวบรวมนี้อาจจะรวบรวมจาก
พจนานุกรมแบบ Active หรือแบบ Passive ก็ได้ ดังนั้น ความถูกต้องของพจนานุกรมจึงขึ้นอยู่กับการ
จัดทำพจนานุกรมของแต่ละระบบงานตั้งแต่แรก

3.2 การเขียนอธิบายข้อมูลในฐานข้อมูล

      ตามที่ได้กล่าวมาแต่ต้นแล้วว่า พจนานุกรมข้อมูลนั้นเป็นผผลลัพธ์ที่ได้มาจากการสร้างแผนผังข้อมูล

สัมพัทธ์ที่ผ่านนอร์มัลไลเซซันแล้ว ความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่แสดงในแผนผังจึงสามารถเป็นต้นแบบ

สำหรับการเขียนคำอธิบายข้อมูลในฐานข้อมูลได้ทันที สิ่งที่เกี่ยวข้องกับการอธิบายข้อมูลได้แก่

3.2.1 วิธีอธิบายข้อมูลของแต่ละส่วนประกอบ

         พจนานุกรมข้อมูลฐานข้อมูลมีส่วนประกอบแบบเดียวกันกับพจนานุกรมแบบอื่น แต่พจนานุกรม

แบบนี้มีรายละเอียดปลีกย่อยที่เกี่ยวข้องกับการทำงานกับฐานข้อมูลซึ่งทำหน้าที่เก็บข้อมูลอย่างเป็น

ระบบและรูปแบบการอธิบายจะอยู่ในรูปของตาราง โดยตารางมีส่วนประกอบของคำอธิบายข้อมูลดังนี้

         1. การอธิบายข้อมูลย่อย

             การอธิบายข้อมูลย่อยเป็นการระบุสิ่งที่อธิบายลักษณะของแอตทริบิวต์ไว้ในแต่ละคอลัมน์ของ

             หัวตาราง สิ่งที่ควรระบุไว้ได้แก่

             1) ชื่อข้อมูล (Data Name) 

                  เป็นชื่อสำหรับอ้างอิงถึงตัวข้อมูลย่อย เช่น Customer ID เป็นชื่อข้อมูลสำหรับบันทึกรหัส

                  ของลูกค้า หรือ CustomerName เป็นชื่อข้อมูลสำหรับบันทึกชื่อของลูกค้า

             2) รายละเอียดข้อมูล (Data Description)

                  เป็นคำอธิบายที่สอดคล้องกับตัวข้อมูลย่อย เช่น Customer ID ที่ตั้งขึ้นมาเพื่อบันทึกรหัส

                  ของลูกค้า เราก็ต้องระบุไว้ในพจนานุกรมให้ทราบชัดเจนด้วยว่า Customer ID แทนรหัส

                  ของลูกค้า

             3) ชนิดของข้อมูล (Data Type)

                  เป็นรูปแบบที่ใช้การเก็บข้อมูล เช่น ข้อมูลแบบตัวเลขทางคณิตศาสตร์ (Numeric) ข้อมูล

                  แบบตัวอักษร (Character/Text) ข้อมูลแบบวันที่พร้อมเวลา (Date/Time) ข้อมูลแบบ

                  พีชคณิตบูลีน (True/False หรือ Yes/No) และแบบอื่นๆ ตามแต่การออกแบบซอร์ฟแวร์

                  ระบบฐานข้อมูล

             4) ขนาดหรือความยาวข้อมูล (Data Length)

                 เป็นสิ่งที่กำหนดพื้นที่ในการเก็บข้อมูลแต่ละชนิดข้อมูล เช่น ถ้ากำหนดข้อมูลย่อยแบบตัว

                 อักษรให้มีขนาด 50 ตัวอักษร หมายความว่า ข้อมูลย่อยนั้นเก็บตัวอักษรได้ไม่เกิน 50 ตัว

                 หรือถ้ากำหนดข้อมูลย่อยแบบตัวเลขจำนวนเต็มให้มีขนาด 1 ไบต์ (Byte) หรือ 8 บิต (Bit)

                 หมายความว่าเก็บตัวเลขได้ในช่วง 0 - 255 ค่า 

                 (1 ไบต์  = 8 บิต จึงมีจำนวนข้อมูล = 28 = 256 ค่า) เป็นต้น

              5) ค่าของข้อมูล (Data Value)
                   โดยหลักแล้ว ชนิดของข้อมูลและขนาดของข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดค่าที่บันทึกอยู่ไว้ที่
                   ข้อมูลอยู่แล้วแต่บางกรณีอาจจะมีการกำหนดใช้กลุ่มค่าข้อมูลเจาะจงเท่านั้น หรือการ
                   กำหนดค่าที่ต้องมีโดยปริยาย (Default Value) การกำหนดรูปแบบตัวอักษรที่สามารถใช้
                   งานได้ปกติ เป็นต้น
                   ตัวอย่างเช่น ถ้าตั้งชื่อข้อมูลย่อยเป็น Gender แทนข้อมูลรหัสเพศโดยกำหนดชนิดข้อมูล
                   เป็นแบบตัวอักษรขนาด 1 ตัวอักษร แสดงว่าค่าที่เก็บจะเป็นอักษรอะไรก็ได้ แต่หากเรา
                   ต้องการให้เก็บเฉพาะตัวอักษร M แทนชาย หรือเก็บ F แทนหญิง ต้องเป็นแบบพิมพ์ใหญ่
                   เท่านั้น และถ้าหากไม่มีการกล่าวถึงการกำหนดค่าให้ข้อมูลย่อยนี้ระบบงานจะถือว่า มีค่า
                   เป็น M โดยปริยาย เราก็จะต้องอธิบายสิ่งนี้ไว้ในพจนานุกรมด้วย
              6) รายละเอียดอื่นๆ (Additional Information)
                  การจัดทำพจนานุกรมข้อมูลอาจจะมีรายละเอียดเพิ่มเติมที่นอกเหนือจากสิ่งที่ระบุไว้ข้างต้น
                  เช่น การทำหน้าที่เป็นคีย์หลัก ข้อจำกัดหรือกฏเกณฑ์การเก็บข้อมูล (เช่น เก็บตัวเลข
                  ค่าลบไม่ได้) เป็นต้น
         2. การอธิบายโครงสร้างข้อมูล
             โครงสร้างข้อมูลที่จะอธิบายจะเขียนไว้ในแต่ละแถวของตารางข้อมูล ข้อมูลย่อยในโครงสร้าง
              ข้อมูลเดียวกันและเก็บไว้ในแหล่งเดียวกัน จะถูกรวบรวมเขียนไว้ในตารางเดียวกัน และแต่ละ
              แถวของข้อมูลย่อยก็จะแสดงลักษณะของข้อมูลย่อยตามที่ระบุไว้ในแต่ละคอลัมน์ตาราง
         3. การอธิบายแหล่งเก็บข้อมูล
             ข้อมูลโครงสร้างแบบเดียวกันจะถูกเก็บข้อมูลไว้ที่แหล่งเดียวกันโดยจะระบุชื่อของแหล่งเก็บ
             ข้อมูล ซึ่งอาจอยู่ในรูปของตารางข้อมูลเดียวกัน หรือไฟล์ของข้อมูลเดียวกันก็ได้ ตัวอย่างเช่น
             ในระบบฐานข้อมูล Microsoft Access จะเก็บข้ิอมูลแต่ละโครงสร้างข้อมูลในรูปแบบตารางเช่น
             ตารางข้อมูลหมวดหมู่สินค้าโดยตั้งชื่อตารางว่า TblCusromers เป็นต้น ดังรูปที่ 12.6 เมื่อเปิด
             ข้อมูลในตารางนั้น โปรแกรมจะแสดงข้อมูลโครงสร้างเดียวกันออกมาเป็นแต่ละแถวหรือแต่ละ
             เรคอร์ด (Record) ดังรูปที่ 12.7

         เมื่อต้องการเขียนพจนานุกรม ก็จะเอาชื่ตารางข้อมูล หรือไฟล์ข้อมูลที่เป็นตัวแทนของโครงสร้าง

ข้อมูลนี้มาเป็นชื่อของตารางคำอธิบายข้อมูล เราอาจจะเขียนรายละเอียดอื่นเพิ่มเติม เช่น วันที่ปรับปรุง

ล่าสุด เป็นต้น

         เมื่อเรานำส่วนประกอบทั้ง 3 ส่วนที่ระบุไว้ตามที่กล่าวมา นำไปกำหนดการออกแบบฐานข้อมูลขึ้น

มาใช้งานจริง เราก็จะได้ฐานข้อมูลที่มีลักษณะความสัมพันธ์ของข้อมูลตามที่เราเขียนไว้ในแผนผังข้อมูล

สัมพัทธ์ และถ้าเราสั่งให้โปรแกรมฐานข้อมูลพิมพ์พจนานุกรมข้อมูลออกมา สิ่งที่เรากำหนดไว้ในแต่ละ

ส่วนประกอบของข้อมูลก็จะต้องแสดงออกมาด้วย โดยเราจะได้พจนานุกรมแบบ Active ออกมา

         ตัวอย่าง 
         สมมติว่าในแผนผังข้อมูลสัมพัทธ์หนึ่ง หลังจากที่ผ่านนอร์มัลไลเซซันแล้วได้เอนทิตี้หนึ่งชื่อว่า
Customers เมื่อนำมาเขียนพจนานุกรมฐานข้อมูลในรูปแบบตาราง จะได้ดังรูปที่ 12.9 ซึ่งเป็นพจนานุกรม
ฐานข้อมูลที่นำไปใช้เป็นแบบในการสร้างโครงสร้างเก็บข้อมูลด้วยโปรแกรมฐานข้อมูล เช่น การนำไป
สร้างตารางเก็บข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access ดังนี้ 12.8
         จะเห็นว่า การที่เราสามารถสั่งพิมพ์พจนานุกรมข้อมูลออกมา ดังรูปที่ 12.3 ถึงรูปที่ 12.5 ที่ผ่านมา
นั้น ก็มีจุดเริ่มต้นมาจากการสร้างตารางข้อมูลขึ้นมาในโปแกรม โดยสร้างตามโครงสร้างที่เราออกแบบ
ไว้ดังรูปที่ 12.9 โดยมีหน้าจอการสร้างดังรูปที่ 12.8 โดยชื่อฟิลด์ข้อมูล (Field Name) ก็คือชื่อของ
แอตทริบิวต์นั่นเอง

3.2.2 วิธีการอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล

         โดยหลักการแล้ว การอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลในพจนานุกรมข้อมูลสามารถใช้แผนผัง

ข้อมูลสัมพัทธ์ที่ผ่านนอร์นัลไลเซชันแล้วได้ทันที แต่เนื่องจากการสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาใช้งานจริงมี

ความแตกต่างกันไปตามลักษณะความสามารถของวิธีการใช้งานของโปรแกรมจัดการระบบฐานข้อมูล

ดังนั้น จึงมักมีการพิมพ์แผนผังความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิกตี้จากโปรแกรมจัดการระบบฐานข้อมูลด้วย

          ตัวอย่างเช่น ในโปรแกรม Microsoft Access หลังจากที่สร้างตารางข้อมูลเสสร็จแล้วจะต้องสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางด้วย ดังรูปที่ 12.10 เมื่อสร้างเสร็จแล้วเราสสามารถสั่งโปรแกรมให้พิมพ์ลักษณะควาวมสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นมาแสดงในพจนานุกรมข้อมูลได้ด้วย