บทที่4
1.ขั้นตอนการศึกษาระบบ
การศึกษาระบบมีวัตถุประสงค์เพื่อทำความเข้าใจกับระบบการทำงานทั้งหมด นั้นคืิอ เป็นการเตรียมความพร้อมก่อนที่จะทำเข้าใจกับปัญหาในระบบงาน ดังรายการตัวไปนี้
1.1 ทำความเข้าใจองค์ประกอบภาพรวมทั้งระบบ
เพื่อให้การศึกษาครบถ้วน ให้ทำศึกษาระบบตามความหมายของระบบตามที่ได้ศึกษามาเเล้วในบทที่1 เเละให้รวมถึงลักษณะของระบบตามสภาพการทำงานจริงของระบบงาน ดังนี้
1.วัตถุประสงค์
2.องค์ประกอบของระบบงาน
3.ความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบในระบบงาน
4.ขอบเขตของระบบงาน
5.สภาพเเวดล้อมของระบบงาน
6.ส่วนต่อประสาน(วิธีการปฏิบัติพันธ์กับสภาพเเวดล้อมของระบบงาน)
7.สิ่งที่นำเข้าไปในระบบงาน
8.ผลลัพธ์ที่ออกมาระบบงาน(หรือผลลัพธ์จากการประมวลผลข้อมูล)
9.ข้อจำกัดของระบบงาน
1.2 ทำความเข้าใจกระบวนการทั้งระบบ
ระบบการทำงานในทุกองค์กรโดยเฉพาะระบบธุรกิจที่เป็นระบบแบบเปิด ย่อมมีกระบวนการทำงานกับสิ่งที่นำเข้าเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามวัตถุประสงค์ของระบบเสมอ ทั้งการกระบวนในเเต่ละองค์ประกอบเเละกระบวนการระหว่างองค์ประกอบ ดังนั้น จะต้องมีการศึกษาทำความเข้าใจกระบวนการต่างๆตั้งเเต่ต้นจนจบ
1.3 เตรียมความพร้อมสู่การเสนอแนวทางเเก้ปัญหาที่เหมาะสม
ตามที่ได้กล่าวมาเเล้วว่า หลังจากที่ดำเนินการศึกษาระบบงานเเล้ว ในขั้นตอนต่อไปก็คือการทำความเข้าใจกับปัญหาจนสามารถเสนอเเนะเเนวทางแก้ปัญหาได้ โยทั่วไปจะมี 3 เเนวทางดังนี้
1. ไม่ต้องการทำอะไร
2. ปรับปรุงระบบการทำงานให้ดีขึ้น
3. พัฒนาระบบขึ้นมาใหม่
1. ไม่ต้องการทำอะไร
2. ปรับปรุงระบบการทำงานให้ดีขึ้น
3. พัฒนาระบบขึ้นมาใหม่
นักวิเครราะห์จะต้องตอบให้ได้ว่าแต่ละเเนวทางเลือกนั้นมีผลดีหรือผลเสียอย่างไร
เเละต้องตอบให้ได้ว่าควรเลือกเเนวทางไหน ดังนั้น การศึกษาทำความเข้าใจกับปัญหาต้องมีความครอบคลุมอย่างเเท้จริงจึงจะมีข้อมูลสำหรับทางเลือกเเต่ละเเบบอย่างเพียงพอ นั่นหมายความว่า ยิ่งเราทำความเข้าใจกับระบบงานละเอียดเท่าใดก็จะทำให้เกิดช่องทางในการทำความเข้าใจปัญหาที่ละเอียดครอบคลุมมากขึ้นเท่านั้น การเสนอโครงเเบบการแก้ปัญหาก็มีเเนวโน้มว่าเป็นการแก้ไขปัญหาที่ครอบคลุมมากขึ้น
2.เเนวทางรวบรวมข้อมูลเพื่อการศึกษา
เพื่อให้การศึกษาระบบการทำงานได้ครบถ้วนตามลักษณะของระบบ ให้พิจารณาเเนวทางปฏิบัติดังต่อไปนี้
2.1 กำหนดมุมมองสำหรับการรวบรวมข้อมูล เมื่อเริ่มต้นศึกษาระบบการทำงานของระบบใด ควรมองจากจุดต่อไปนี้
2.1.1 อะไร(What)
เป็นการตั้งค่าคำถามว่า การทำงานมีวัตถุประสงค์อะไร มีขั้นตอนอะไรบ้าง เเละเป็นการทำงานที่นำไปสู่วัตถุประสงค์ของระบบหรือไม่
2.1.2 อย่าไร(HOW)
เป็นการตั้งคำถามว่า เเต่ละชั้นตอนการทำงานนั้นมีวิธีการทำอย่างไร ต้องใช้ทัพยากรอะไรมาช่วยในการทำงาน ทรัพยกรมีส่วนช่วยการทำงานอย่างไร
2.1.3 เมื่อไร(When)
เป็นการตั้งคำถามว่า ขั้นตอนการทำงานเริ่มต้อนเมือ่ไร สิ้นสุดเมื่อไร มีเงื่อนไขอะไรในการเริ่มต้นทำงานเป็นการทำงานที่ต่อเนื่องสมำ่เสมอหรือทำบางครั้ง มีกำหนดเวลาที่เเน่นอนหรือไม่
2.1.4 ใคร(Who)
เป็นการตั้งคำถามว่า ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการทำงาน เริ่มต้นรับงานจากใครขั้นตอนก่อนหน้านี้ เมื่อเสร็จเเล้วใครคือผู้รับผิดชอบงานไปทำงานในขั้นตอนต่อไป กรณีเกิดปัญหาขณะทำงานมีใครเป็นผู้ร่วมรับผิดชอบ หรือมีอำนาจตัดสิ้นใจในเรื่องที่เกี่ยวข้อง
2.2 ข้อมูลที่ต้องรวบรวม
เมื่อจะรวบรวมข้อมูลเพื่อศึกษาระบบการทำงาน ให้เเบ่งกลุ่มข้อมูลเป็นด้านต่างๆ ที่ทำให้เราทราบสิ่งที่สะท้อนถึงลักษณะหรือส่วนประกอบของระบบการทำงานในองค์ เเละมีส่วนช่วยในการทำความเข้าใจความต้องการพัฒนาระบบได้ ข้อมูลที่จะรวมรวมมีด้านต่างๆ ดังต่อไปนี้
2.2.1 ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร
ข้อมูลภาพรวบรวมขององค์กรที่เราควรศึกษาได้เเก่
1.ปรัชญา(Philosophy) หรือ ปณิธาน (Ambition) ประจำองค์กร
2.วิสัยทัศน์ขององค์กร (Vision) เเละพันธกิจขององค์กร (Mission)
3.เป้าหมาย / วัตถุประสงค์การดำเนินงาน
4.แผนงานทางกลยุทธที่พาไปสู่เป้าหมาย
5.การจัดโครงสร้างการบริหารงานองค์กร
6.ข้อมูลที่รับมาจากภายนอกองค์กร เเละผลลัพธ์การประมวลผลข้อมูลที่ได้ที่ได้ เช่น ข้อมูลการขายสิ้นค้า รายงานงบดุลประจำปี ข้อเมูลงบดุลประจำปี ข้อมูลการยื่นเเบภาษีอากร
2.2.2 ข้อมูลเกี่ยวกับระบบงานสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศจะสะท้อนถึงความต้องการระบบการทำงานในองค์ได้อย่างครอบคลุมเพราะระบบการทำต้องสอดคล้องกับเเผนการทำงานขององค์ทั้งในระยะสั้นเเละระยะยาว หรือเเม้เเต่ข้อจำกัดของ ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีก็อาจจะสะท้อนถึงข้อจำกัดในการดำเนินงานภานยในองค์กรได้ด้วย
2.2.3. ข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากร
บุคลากรเป็นส่วนประกอบหนึ่งของระบบงาน ดังนั้น ข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากรโยเฉพาะข้อมูลด้านการปฏิบัติงานของบุคลากรจะสามารถสะท้อนผลกระทบของการทำงานที่มีต่อระบบงานได้โยตรงข้อมูลด้านบุคลากรที่ควรศึกษาได้เเก่
1.โครงสร้างการบังคับบัญชา
2.บุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่รับผิดชอบงานด้านพัฒนาระบบ
3.วัฒนธรรมองค์กร
4.ทัศนคติของบุคคลในองค์กรที่มีต่อการพัฒนาระบบ
5.สถิติเกี่ยวข้องการปฏิบัติงาน เช่น สถิติการเข้า-ออกงาน สถิติการลางาน สถิติเข้าทำงาน ลาออกงานของพนักงาน เป็นต้น
2.2.4 ข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงาน
โดยทั่วไปองค์กรจัดโครงสร้างการบริหารงานเป็นฝ่าย เช่น ระบบธุรกิจตามที่ได้กล่าวไว้ในบทที่1การทำความเข้าใจเกี่ยวกับการทำงานจะทำให้เราเข้าใจเกี่ยวกับการทำงานจะทำให้เราเข้าใจกระบวนการทำงานในองค์ประกอบย่อยหรือระบบย่อยขององค์ เช่น ขอบเขตงานของเเต่ฝ่าย โครงสร้างการทำงานในฝ่าย กระบวนการทำงานในแต่ละฝ่าย ขั้นตอนเเละวิธีการประสานการทำงานระหว่างฝ่าย (หรือส่วนตัวต่อประสานระหว่างระบบย่อย)ข้อมูลที่เกี่ยวกับงานได้เเก่
1.ข้อมูลที่อินพุตเเละผลลัพธ์ที่ได้จากการทำงานในเเต่ละส่วนงาน
2.ขั้นตอนการทำงานในเเต่ละส่วนงาน
3.ระยะเวลาการทำงานตั้งเเต่ต้นจนจบ
4.มาตรฐานการปฏิบัติงาน
5.ตำแหน่งงาน(Job Title) คุณสมบัติที่เหมาะสมกับการทำงาน (Quailfication) เเละหน้าที่ความรับผิดชอบ (Job Description) รวมไปถึงทักษะพิเศษหรือจุดด้อยส่วนบุคคลที่มีผลต่อการทำงาน
6.เครื่องมือหรือเทคดนโลยีที่ใช้ในการทำงาน
7.การมีส่วนเสียที่มาจากการปฏิบัติงาน
2.2.5 ข้อมูลเกี่ยวกับสภาพเเวดล้อม
ระบบการทำงานส่วนใหญ่เป็นระบบเปิดที่มีปฏิบัติการสัมพันธ์ต่อสภาพเเวดล้อม ตั้งเเต่สภาพเเวดล้อมภาพรวมขององค์กรจนถึงระดับย่อยสุดคือสภาพเเวดล้อมตัวผู้ปฏิบัติงาน สภาพเเวดล้อมจึงมักจะเป็นตัวกำหนดเงื่อไขการทำงานในระบบการทำงาน ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสภาพเเวดล้อมที่ต้องการศึกษาได้เเก่
1.หน่วยงานภายในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์กร คู่เเข่งทางธรุกิจ ผู้ให้การสนับกำหนดนโบายที่มีส่วนควบคุมการดำเนินงานภายในองค์กร
2.บุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องกับดำเนินานภายในองค์กร เช่น ที่ปรึกษาการดำเนินงาน ลูกค้า
3.วิธีการรับข้อมูลหรือส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานภายนอก หรือบุคคลภายนอก
4.สภาพเเวดล้อมทางกายภาพในสถานที่ทำงาน บรรยากาศที่ทำงาน ที่มีต่อการปฏิบัติงานของบุคคลากรหรือของบุุคคลอื่นที่มาติดต่อภายในองค์
3.เเหล่งรวมรวบข้อมูลเพื่อการศึกษาระบบงาน
เเหล่งสำหรับรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมามาใชช่ในการศึกษาระบบงานเเบ่งเป็น 2 กลุ่มใหญ่ ดังนี้
3.1 แหล่งข้อมูลจากภายในองค์กร
3.1.1 การหาข้อมูลจากเอกสารภายใน
การรวบรวมข้อมูลจากเอกสารเป้นวิธีการทำให้เราทราบทำงานในระดับเบื่องต้นได้ง่ายเเละควรเลือกใช้เป็นอับดับเเรก ข้อมูลจากเอกสารเป็นข้อมูลจากเอกสารที่ใช้อ้างอิงอย่างเป็นการ สามารถสะท้อนลักษณะของระบบงานที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้อย่างดี เเละยังช่วยให้เราทราบถึงเเนวทางในการทำงานต่อไปได้ง่าย ดังนั้น เราต้องรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับระบบงานให้มากที่สุดท้ั้งจากเอกสารที่อยู่ในรูปสิ่งพิมพ์เเละเอกสารที่อยู่ในรูปสื่อข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ เช่น เว็บไชต์องค์ระบบฐานข้อมูล ดังนี้
เอกสารที่ควรนำทำความเข้าใจ ได้เเก่
1) เอกสารประกาศด้านการบริหารงาน
เอกสารประเภทนี้จะทำให้เราทำงานในองค์กรในเบื้องต้น เป็นการเข้าใจภาพรวมกว้างๆ
2) เอกสารเเสดงลักษณะขั้นตอนการทำงานในองค์กร
เอกสารประเภทนี้จะทำให้นักวิเคราะระบบเข้าใจกระบวนการทำงานในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว
3) เอกสารที่เกี่่ยกับการปฏิบัติงาน
1.ฟอร์มเอกสาร
ฟอร์มเอกสารที่เป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนงาน เช่น เอกสารคำร้องต่างๆ จะทำให้เราเข้าใจสักษณะการนำข้อมูลในระดับเบื้องต้นได้
2.รายงาย
รายงานการสรุปการทำงายต่างๆเป็นผลลัพธ์ทางสารสนเทศจากการทำงานจริง จะช่วยให้เราทราบกระเเสข้อมูลได้โดยการนำรายงานไปเปรียบเทียบกับฟอร์มเอกสารที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้น
4) เอกสารระบบงานสารสนเทศ
เอกสารประเภทนี้ทำให้เราเห็นกระบวนการระบบได้ดี เพราะการพัฒนาระบบงานสารสนเทศจะสอดคล้องกับความต้องการที่ได้รับการตรวจสอบจากผู้ใช้งานระบบเป็นส่วนใหญ่อยู่เเล้วได้เเก่ แผนงานสารสนเทศ โครงสร้างระบบฐานข้อมูล
3.1.2 การหาข้อมูลจากการสัมภาษณ์
เนื่องจากเอกสารแต่เอกสารก็มีลักษณะก็มีลักษณะเเบบตายตัว เนื้อหาในเอกสารบางส่วนอาจจะคงเดิมในขณะที่การทำงานบางอย่างอาจจะมีการปรับตามสถานการณ์เเละข้อมูลเหล่านี้อาจจะไม่สามารถพบได้ในเอกสารบางอย่างต้องมีคำเเนะนำพิเศษในการทำงานความเข้าใจ การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องจึงทำให้เราได้ข้อมูลบางด้านเพิ่ใเติม ดังรายละเอียดต่อไปนี้
1.ผู้ที่ควรสัมภาษณ์ ควรสัมภาษณ์บุคคลทั้ง 3 กลุ่มดังนี้
1.ผู้บริหารระดับต่างๆ
2.ผู้ที่ปฏิบัติหน้าที่หลักหรือปฏิบัติงานประจำ
3.บุคคลที่มีส่วนได้ส่วนเสีบจากระบบการทำงาน
2.ข้อมูลจากการสัมภาษณ์ การสัมภาษณ์ทำให้ได้ข้อมูลเพิ่มเติมในเรื่องต่างๆต่อไปนี้
1.ลักษณะงานที่ทำ
2.ข้อมูลที่ต้องการใช้ในการทำงาน
3.ความคาดหวังที่ีมีต่อระบบงาน
4.ความคิดเห็นที่เป็นประโยช์นต่อระบบการทำงาน
3.2 แหล่งข้อมูลจากภายนอกองค์กร
แหล่งข้อมูลภายนอกองค์กรอาจเป็นแหล่งที่ทำให้พบเเนวทางทำความเข้าใจกับระบบได้ ระบบการทำงานส่วนใหญ่เป็นระบบเปิดที่มีปฏิสัมพันธ์กับสภาพเเวดล้อม เเละตัวระบบงานองค์กรที่เรากำลังศึกษาก็อาจเป็นเหมือนสภาพเเวดล้อมของระบบงานในองค์กรอื่นที่มีการติดต่อประสานทางข้อมูลกันแหล่งข้อมูลจากภายนอกที่ใช้ในการศึกษระบบได้ดังต่อไปนี้
3.2.1 บุคคลภายนอกที่ติดต่องานองค์กรที่เรากำลังศึกษาการทำงานอยู่ เช่น ลูกค้าในระบบ ธุรกิจหน่วยงานอื่นที่ต้องประสานความร่วมมือกัน สามารถมีส่วนช่วยในการทำความเข้าใจระบบการทำงานได้ เช่น ความคิดเห็นที่มาจากลูกค้าในองค์ธุรกิจ เเต่การดำเนินการจริงควรมีการทำความตกลงกันให้เรียบร้อย เช่น ขอบเขต การให้ข้อมูล วิธีการให้ข้อมูล เพราะทุกองค์กรต่างมีนโยบายในการรักษาข้อมูลในไว้เป็นความลับ เเละยังรักษาข้อมูลของบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องเป็นความลับ เเละการศึกษาต้องอยู่ในขอบเขตของระบบการทำงานเท่านั้น บุคคลภายนอกที่สามารถให้ข้อมูลได้ ดังนี้
1. หน่วยงานที่ตรวจสอบการทำขององค์กร เช่น การตรวจสอบทางบัญชี การตรวจสอบ มาตรฐาน คุณภาพต่างๆ
2. บุคคลที่ติดต่อกับองค์กรโดยตรง เช่น ที่ปรึกษาด้านต่างๆ ในองค์ ลูกค้า เป็นต้น
3.2.2 การค้นคว้าข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้อง
โดยส่วนใหญ่การค้นคว้าข้อมูลจะใช้สำหรับการหาข้อมูลเพิ่มเติม เเหล่งค้นคว้าข้อมูลได้เเก่
1. เเหล่งข้อมูลอาจจะมาจากคนรู้จักที่อยู่ในสายอาชีพเดียวกัน
2. บทวิเคราะห์หรือระบบงานในองค์กรอื่นที่มีลักษณะการทำงานคล้ายๆ กัน หรือเคยมีปัญหาเดียวกันกับระบบปัจจุบันศึกษาทำความเข้าใจอยู่ เช่น ข้อดี - ข้อเสีย ข้อจำกัดต่างๆ
3. กรณีศึกษาต่างๆที่มีการรวบรวมไว้ในห้องสุมด นิตยสารทางด้านไอที
4. ผู้ผลิตเเละจำหน่ายสินค้าด้านไอที
5. ข้อมูลจากเว็บไซต์ในระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
2.2.3. ข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากร
บุคลากรเป็นส่วนประกอบหนึ่งของระบบงาน ดังนั้น ข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากรโยเฉพาะข้อมูลด้านการปฏิบัติงานของบุคลากรจะสามารถสะท้อนผลกระทบของการทำงานที่มีต่อระบบงานได้โยตรงข้อมูลด้านบุคลากรที่ควรศึกษาได้เเก่
1.โครงสร้างการบังคับบัญชา
2.บุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่รับผิดชอบงานด้านพัฒนาระบบ
3.วัฒนธรรมองค์กร
4.ทัศนคติของบุคคลในองค์กรที่มีต่อการพัฒนาระบบ
5.สถิติเกี่ยวข้องการปฏิบัติงาน เช่น สถิติการเข้า-ออกงาน สถิติการลางาน สถิติเข้าทำงาน ลาออกงานของพนักงาน เป็นต้น
2.2.4 ข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงาน
โดยทั่วไปองค์กรจัดโครงสร้างการบริหารงานเป็นฝ่าย เช่น ระบบธุรกิจตามที่ได้กล่าวไว้ในบทที่1การทำความเข้าใจเกี่ยวกับการทำงานจะทำให้เราเข้าใจเกี่ยวกับการทำงานจะทำให้เราเข้าใจกระบวนการทำงานในองค์ประกอบย่อยหรือระบบย่อยขององค์ เช่น ขอบเขตงานของเเต่ฝ่าย โครงสร้างการทำงานในฝ่าย กระบวนการทำงานในแต่ละฝ่าย ขั้นตอนเเละวิธีการประสานการทำงานระหว่างฝ่าย (หรือส่วนตัวต่อประสานระหว่างระบบย่อย)ข้อมูลที่เกี่ยวกับงานได้เเก่
1.ข้อมูลที่อินพุตเเละผลลัพธ์ที่ได้จากการทำงานในเเต่ละส่วนงาน
2.ขั้นตอนการทำงานในเเต่ละส่วนงาน
3.ระยะเวลาการทำงานตั้งเเต่ต้นจนจบ
4.มาตรฐานการปฏิบัติงาน
5.ตำแหน่งงาน(Job Title) คุณสมบัติที่เหมาะสมกับการทำงาน (Quailfication) เเละหน้าที่ความรับผิดชอบ (Job Description) รวมไปถึงทักษะพิเศษหรือจุดด้อยส่วนบุคคลที่มีผลต่อการทำงาน
6.เครื่องมือหรือเทคดนโลยีที่ใช้ในการทำงาน
7.การมีส่วนเสียที่มาจากการปฏิบัติงาน
2.2.5 ข้อมูลเกี่ยวกับสภาพเเวดล้อม
ระบบการทำงานส่วนใหญ่เป็นระบบเปิดที่มีปฏิบัติการสัมพันธ์ต่อสภาพเเวดล้อม ตั้งเเต่สภาพเเวดล้อมภาพรวมขององค์กรจนถึงระดับย่อยสุดคือสภาพเเวดล้อมตัวผู้ปฏิบัติงาน สภาพเเวดล้อมจึงมักจะเป็นตัวกำหนดเงื่อไขการทำงานในระบบการทำงาน ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสภาพเเวดล้อมที่ต้องการศึกษาได้เเก่
1.หน่วยงานภายในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์กร คู่เเข่งทางธรุกิจ ผู้ให้การสนับกำหนดนโบายที่มีส่วนควบคุมการดำเนินงานภายในองค์กร
2.บุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องกับดำเนินานภายในองค์กร เช่น ที่ปรึกษาการดำเนินงาน ลูกค้า
3.วิธีการรับข้อมูลหรือส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานภายนอก หรือบุคคลภายนอก
4.สภาพเเวดล้อมทางกายภาพในสถานที่ทำงาน บรรยากาศที่ทำงาน ที่มีต่อการปฏิบัติงานของบุคคลากรหรือของบุุคคลอื่นที่มาติดต่อภายในองค์
3.เเหล่งรวมรวบข้อมูลเพื่อการศึกษาระบบงาน
เเหล่งสำหรับรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมามาใชช่ในการศึกษาระบบงานเเบ่งเป็น 2 กลุ่มใหญ่ ดังนี้
3.1 แหล่งข้อมูลจากภายในองค์กร
3.1.1 การหาข้อมูลจากเอกสารภายใน
การรวบรวมข้อมูลจากเอกสารเป้นวิธีการทำให้เราทราบทำงานในระดับเบื่องต้นได้ง่ายเเละควรเลือกใช้เป็นอับดับเเรก ข้อมูลจากเอกสารเป็นข้อมูลจากเอกสารที่ใช้อ้างอิงอย่างเป็นการ สามารถสะท้อนลักษณะของระบบงานที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้อย่างดี เเละยังช่วยให้เราทราบถึงเเนวทางในการทำงานต่อไปได้ง่าย ดังนั้น เราต้องรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับระบบงานให้มากที่สุดท้ั้งจากเอกสารที่อยู่ในรูปสิ่งพิมพ์เเละเอกสารที่อยู่ในรูปสื่อข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ เช่น เว็บไชต์องค์ระบบฐานข้อมูล ดังนี้
เอกสารที่ควรนำทำความเข้าใจ ได้เเก่
1) เอกสารประกาศด้านการบริหารงาน
เอกสารประเภทนี้จะทำให้เราทำงานในองค์กรในเบื้องต้น เป็นการเข้าใจภาพรวมกว้างๆ
2) เอกสารเเสดงลักษณะขั้นตอนการทำงานในองค์กร
เอกสารประเภทนี้จะทำให้นักวิเคราะระบบเข้าใจกระบวนการทำงานในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว
3) เอกสารที่เกี่่ยกับการปฏิบัติงาน
1.ฟอร์มเอกสาร
ฟอร์มเอกสารที่เป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนงาน เช่น เอกสารคำร้องต่างๆ จะทำให้เราเข้าใจสักษณะการนำข้อมูลในระดับเบื้องต้นได้
2.รายงาย
รายงานการสรุปการทำงายต่างๆเป็นผลลัพธ์ทางสารสนเทศจากการทำงานจริง จะช่วยให้เราทราบกระเเสข้อมูลได้โดยการนำรายงานไปเปรียบเทียบกับฟอร์มเอกสารที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้น
4) เอกสารระบบงานสารสนเทศ
เอกสารประเภทนี้ทำให้เราเห็นกระบวนการระบบได้ดี เพราะการพัฒนาระบบงานสารสนเทศจะสอดคล้องกับความต้องการที่ได้รับการตรวจสอบจากผู้ใช้งานระบบเป็นส่วนใหญ่อยู่เเล้วได้เเก่ แผนงานสารสนเทศ โครงสร้างระบบฐานข้อมูล
3.1.2 การหาข้อมูลจากการสัมภาษณ์
เนื่องจากเอกสารแต่เอกสารก็มีลักษณะก็มีลักษณะเเบบตายตัว เนื้อหาในเอกสารบางส่วนอาจจะคงเดิมในขณะที่การทำงานบางอย่างอาจจะมีการปรับตามสถานการณ์เเละข้อมูลเหล่านี้อาจจะไม่สามารถพบได้ในเอกสารบางอย่างต้องมีคำเเนะนำพิเศษในการทำงานความเข้าใจ การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องจึงทำให้เราได้ข้อมูลบางด้านเพิ่ใเติม ดังรายละเอียดต่อไปนี้
1.ผู้ที่ควรสัมภาษณ์ ควรสัมภาษณ์บุคคลทั้ง 3 กลุ่มดังนี้
1.ผู้บริหารระดับต่างๆ
2.ผู้ที่ปฏิบัติหน้าที่หลักหรือปฏิบัติงานประจำ
3.บุคคลที่มีส่วนได้ส่วนเสีบจากระบบการทำงาน
2.ข้อมูลจากการสัมภาษณ์ การสัมภาษณ์ทำให้ได้ข้อมูลเพิ่มเติมในเรื่องต่างๆต่อไปนี้
1.ลักษณะงานที่ทำ
2.ข้อมูลที่ต้องการใช้ในการทำงาน
3.ความคาดหวังที่ีมีต่อระบบงาน
4.ความคิดเห็นที่เป็นประโยช์นต่อระบบการทำงาน
3.2 แหล่งข้อมูลจากภายนอกองค์กร
แหล่งข้อมูลภายนอกองค์กรอาจเป็นแหล่งที่ทำให้พบเเนวทางทำความเข้าใจกับระบบได้ ระบบการทำงานส่วนใหญ่เป็นระบบเปิดที่มีปฏิสัมพันธ์กับสภาพเเวดล้อม เเละตัวระบบงานองค์กรที่เรากำลังศึกษาก็อาจเป็นเหมือนสภาพเเวดล้อมของระบบงานในองค์กรอื่นที่มีการติดต่อประสานทางข้อมูลกันแหล่งข้อมูลจากภายนอกที่ใช้ในการศึกษระบบได้ดังต่อไปนี้
3.2.1 บุคคลภายนอกที่ติดต่องานองค์กรที่เรากำลังศึกษาการทำงานอยู่ เช่น ลูกค้าในระบบ ธุรกิจหน่วยงานอื่นที่ต้องประสานความร่วมมือกัน สามารถมีส่วนช่วยในการทำความเข้าใจระบบการทำงานได้ เช่น ความคิดเห็นที่มาจากลูกค้าในองค์ธุรกิจ เเต่การดำเนินการจริงควรมีการทำความตกลงกันให้เรียบร้อย เช่น ขอบเขต การให้ข้อมูล วิธีการให้ข้อมูล เพราะทุกองค์กรต่างมีนโยบายในการรักษาข้อมูลในไว้เป็นความลับ เเละยังรักษาข้อมูลของบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องเป็นความลับ เเละการศึกษาต้องอยู่ในขอบเขตของระบบการทำงานเท่านั้น บุคคลภายนอกที่สามารถให้ข้อมูลได้ ดังนี้
1. หน่วยงานที่ตรวจสอบการทำขององค์กร เช่น การตรวจสอบทางบัญชี การตรวจสอบ มาตรฐาน คุณภาพต่างๆ
2. บุคคลที่ติดต่อกับองค์กรโดยตรง เช่น ที่ปรึกษาด้านต่างๆ ในองค์ ลูกค้า เป็นต้น
3.2.2 การค้นคว้าข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้อง
โดยส่วนใหญ่การค้นคว้าข้อมูลจะใช้สำหรับการหาข้อมูลเพิ่มเติม เเหล่งค้นคว้าข้อมูลได้เเก่
1. เเหล่งข้อมูลอาจจะมาจากคนรู้จักที่อยู่ในสายอาชีพเดียวกัน
2. บทวิเคราะห์หรือระบบงานในองค์กรอื่นที่มีลักษณะการทำงานคล้ายๆ กัน หรือเคยมีปัญหาเดียวกันกับระบบปัจจุบันศึกษาทำความเข้าใจอยู่ เช่น ข้อดี - ข้อเสีย ข้อจำกัดต่างๆ
3. กรณีศึกษาต่างๆที่มีการรวบรวมไว้ในห้องสุมด นิตยสารทางด้านไอที
4. ผู้ผลิตเเละจำหน่ายสินค้าด้านไอที
5. ข้อมูลจากเว็บไซต์ในระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น